Indkøbsforening

Edit: Jeg er blevet gjort opmærksom på, at flere er blevet nægtet at momsregistrere deres indkøbsforening, idet loven faktisk siger følgende: 

"6. momsdirektivs art. 4 om momslovens § 3.
Det er en forudsætning for registrering (og især opnåelse af momsfradrag) at den økonomiske virksomhed drives med henblik på opnåelse af indtægter af en vis varig karakter."

Jeg forestiller mig, at dette problem kan løses, ved at man betaler et beløb for medlemsskab, eller fx en procentsats af sit indkøb, således at foreningen rent faktisk HAR en indtægt. Denne kan så evt. doneres til velgørende formål. Jeg vil snakke med Skat om det ved førstkommende lejlighed.

Jeg har nu fået et ubrugeligt svar fra Skat, men derudover hørt om mange, der får beskeden at Skat er ligeglade med om der vil være overskud eller ej. Jeg vil anbefale alle at undlade at skrive noget om profit i vedtægterne, og at anfægte et afslag fra Skat, da det øjensynligt vurderes ud fra personlige tolkninger af reglerne.

For nogle år tilbage fik jeg den idé at starte en indkøbsforening. Jeg fik overtalt en veninde til at gøre det sammen med mig, og den voksede sig meget hurtigt stor og stærk - interessen var overvældende, og vi måtte sige nej til nye medlemmer, fordi der var for meget arbejde i det.

Senere blev vi trætte af at bruge så meget tid på at spare penge, og især at hjælpe andre med at spare. Vi fandt ud af, at en indkøbsforening, der ikke koster penge at være med i, helst skal bestå af ganske få medlemmer. Hvis den skal være lidt større, skal dem, der sidder med arbejdet kompenseres på en eller anden måde for ikke at køre sur i den store arbejdsbyrde.

Nu har jeg en ganske lille forening og køber ofte bare ind til mig selv, min mor og et par venner. Alle dem, der købes indtil, behøver sådan set ikke at være medlemmer, for man kan godt som privatperson sælge noget videre uden fortjeneste uden at det skal fremgå noget sted.

Jeg køber ind hos fx Urtekram og Delicate Tofu. Det dækker nærmest det meste af min husholdning minus frugt og grønt samt div., som fx toiletpapir, affaldsposer o.l.

Her følger en vejledning til hvordan du laver din egen indkøbsforening.

[u][b]Sådan kan man starte en indkøbsforening, trin for trin:

[/b][/u][b]Vedtægter:[/b]

Der findes på nettet masser af vedtægtseksempler fra foreninger. Jeg har lagt vores ud [url=http://maisha.dksites/default/files/Vedtaegter-eksempel.doc]her[/url], så de kan fremgå som eksempel på, hvordan det kan gøres. [b][i]Bemærk, at dette er et eksempel på en indkøbsforening, som er gratis at være med i, og som ikke tjener nogle penge – alt hvad der går ind, går ud igen. Denne vejledning er lavet for at hjælpe dem, der ønsker at starte en forening af netop denne type – hvis du vil starte en forening, som du kan tjene penge på, må du lede efter råd andetsteds.[/i][/b]

Sørg for kun at afvige fra eksemplet, hvor der er gul markering – ellers kan der være ting, man glemmer at få nævnt i sine vedtægter, såsom hvordan man indkalder til generalforsamling osv. Hvis du vil have en begrænset medlemssskare er det vigtigt at få præciseret i vedtægterne, da man måske ellers ikke har mulighed for at afvise nogen. Der behøver ikke være mere end 2 medlemmer i en forening.

[b]Momsregistrering:[/b]

For at få lov at købe ind fra de fleste leverandører, skal foreningen være momsregistreret. Det gør du ved at indsende den blanket, som du finder [url=http://www.webreg-portal.dk/home.asp?ContentID=160]her[/url]. Vælg Startblanketten som PDF, hvis du vil printe ud og sende, og den elektroniske udgave, hvis du har digital signatur. Efter 1-2 uger modtager du foreningens CVR-nr. og skal så bare også have en bankkonto klar, før du er klar til at bestille (brug ikke din private konto til foreningens økonomi!).

Selvom du køber en gros, skal du betale moms til leverandøren, og du skal også pålægge moms til din faktura til dig selv – du kan altså IKKE få refunderet momsen og købe ind til ren en gros pris, da du sælger varen videre til en privatperson (dig selv eller et medlem)! Hvis du selv har et momsregistreret firma, kan du selvfølgelig sælge varen til dette og få refunderet momsen i dit eget firma. Du skal udfylde blanketten som følgende:

[b]Rubrik 1:[/b] du ønsker at søge om CVR-nr.

[b]Rubrik 2:[/b] Udfyld med foreningens navn, din adresse, email og tlf.nr. Udfyld ikke bankoplysninger, da du bør have en ny konto til foreningen. Hvis du allerede har fået denne oprettet, kan den skrives på.

[b]Rubrik 4:[/b] Sæt kryds ved ”Andre driftsformer” og skriv ”indkøbsforening”.

[b]Rubrik 6: [/b]Skriv ”Køb og salg af økologiske fødevarer mv.” Branchekoden for en gros handel med fødevarer er 51.3. Se ellers på [url=http://branche.cvr.dk/]branche.cvr.dk[/url], hvis din indkøbsforening primært køber andre slags varer.

[b]Rubrik 8:[/b] Skriv datoen for foreningens opståen som start for momspligtig aktivitet. Sæt kryds i ”Omsætning er under 50.000 kr. årligt”, medmindre du vil starte en stor forening, som måske omsætter for mere end det – sæt så kryds i næste rubrik.

[b]Rubrik 14:[/b] Udskriv først den udfyldte blanket og skriv derefter under. Indsend til adressen øverst på side 1. NB. Husk at vedlægge kopi af foreningens vedtægter!

[b]Bankkonto:[/b] Jeg benytter [url=http://www.eikbank.dk/]Eik Bank[/url] (tidl. Skandiabanken), da de ikke opkræver gebyrer. Jeg kan betale regninger og lave overførsler men ikke have kort, hvilket man heller ikke har behov for i en indkøbsforening. Man skal søge om en likviditetskonto til en forening – find blanketten [url=http://www.eikbank.dk/SiteCollectionDocuments/Blanketter/ansog_forening.pdf]her[/url]. Det tager ca. en uge at få en konto oprettet. Du behøver ikke at vente på din momsregistrering, før du ansøger om en bankkonto. Udfyld ansøgningen således:

[b]Oplysninger om foreningen:[/b] Her skriver du foreningens navn, adresse, email og tlf. nr. Nedenfor udfylder du med nøjagtig de samme oplysninger men tilføjer dit CPR-nr. Jeg vil anbefale, at det kun er dig som stifter af foreningen, der har fuldmagt til kontoen – ignorer derfor næste side af ansøgning.

[b]Foreningen skal vedlægge:[/b] Som bilag til ansøgningen om konto skal du vedlægge et udskrift af foreningens vedtægter samt af referatet fra den sidste generalforsamling (medmindre foreningen er helt nystartet – så skal du ikke indsende referat!). Du skal også tage en kopi af dit sygesikringsbevis samt kørekort eller pas og sende med. Herefter skal du bare skrive under, få vitterlighedsvidner til at skrive under, og sende ansøgningen af sted med bilag til adressen øverst.

[b]Medlemskreds:[/b] Der er som sådan ingen begrænsninger på, hvor mange medlemmer man må være i en indkøbsforening, men jeg vil anbefale meget få! Ellers bliver det nemt uoverskueligt – husk, at du skal udskrive fakturaer til alle medlemmer, som køber noget af foreningen!

Jeg har valgt, efter at have prøvet en stor forening og den store arbejdsbyrde, som følger med, at lave en forening, som kun består af 2 medlemmer: mig selv og min mand. Det betyder ikke, at vi er de eneste, der kan købe ind, men at vi er de eneste, der officielt gør det. At jeg så deler ud af mine indkøb til venner og familie, er noget andet. Dette gør, at der kun skal være 1 faktura per indkøb, selvom vi måske i virkeligheden er 5 mennesker, der deler indkøbet. Det gør også, at det er så overskueligt som muligt at få afstemt salgsfakturaen med indkøbsfakturaen, og disse SKAL være nøjagtig ens, hvis man kører en forening uden overskud (husk: overskud beskattes!).

Det betyder selvfølgelig også, at alt ansvar er mit og at jeg påtager mig alt arbejdet med regnskabføring alene, hvilket passer mig fint. Mange kokke kan godt om ikke fordærve men så i hvert fald besværliggøre arbejdet Hvis du hellere vil dele arbejdet med andre medlemmer af foreningen, kan jeg anbefale dig at kigge på [url=http://maisha.dksites/default/files/Arbejdsgange-eksempel.doc]dette dokument[/url], for at finde inspiration til Jeres egne arbejdsgange. Jeg vil dog kraftigt anbefale at have 1 leveringsadresse i stedet for skiftende, da det minimerer chancen for kludder i leverancer.

[b]Leverandører:[/b]

Vores indkøbsforening indkøber af princip varer af økologisk eller bæredygtig kvalitet – det er den slags varer, vi gerne vil have råd til men ikke har mulighed for at købe, hvis ikke vi kan få det til billigere pris. Derfor har vi koncentreret os om at kontakte leverandører, som producerer/sælger den slags varer. Her kan du se forslag til leverandører, som du kan kontakte:

[b]Urtekram:[/b] De kræver bare, at man er momsregistreret. Urtekram har et stort udvalg af fødevarer og plejeartikler. Man skal købe hele kolli eller betale 10,- i anbrud per brudt kasse. Mindsteindkøb m. gratis fragt er 1500,- ex moms (1850,- inkl. moms). Kontakt: helle@urtekram.dk eller 98 54 22 88.

[b]Naturkost Engros:[/b] Kræver momsregistrering. Man skal købe hele kolli. Mindsteindkøb m. gratis fragt er 2000,- ex moms. Kotaktes per tlf. på 66137013.

[b]Urtegården:[/b] Kræver momsregistrering. Ingen krav om antal af hver vare. Mindsteindkøb m. gratis fragt er 2000,- ex moms. Kontakt: 86 48 00 11.

[b]Delicate Tofu & Co.:[/b] Ingen krav om antal af hver vare. Mindsteindkøb m. gratis fragt er 1200,- ex moms. Kontakt: 62 54 23 26.

[b]Nutana:[/b] kræver momsregistrering samt forklarende mail om foreningen. Man skal købe hee kolli/kasser. Mindsteindkøb m. gratis fragt er 15 kasser – dybfrost og kolonial bestilles hver for sig. Kontakt: jj@nutana.dk.

Biogan: De er endda særligt interessante for foreninger med 4 familier eller mere i tæt geografisk nærhed til hinanden, da de ud over tørvarer også leverer æg og mælkeprudukter, frugt og grønt samt frostvarer. Ingen mindsteindkøb, men gratis fragt kræver minimum bestilling for 3000,- ex moms. Mellem 1500,- og 3000,- ex moms bliver fragt ifølge deres oplysninger typisk omkring 150 kr.

Følgende forhandlere har afvist at handle med os, idet de generelt ikke vil handle med indkøbsforeninger:

Solhjulet

Helsam

Aurion

Forslag til forhandlere, som jeg ikke selv har erfaring med:

Rømer

Vivatex

[b]Bestillingsprocedurer:[/b]

Det er selvfølgelig individuelt, hvilke procedurer der passer til hvilke foreninger. Vi har arbejdet længe med vores og er nået frem til det, du kan finde længere oppe her på siden og [url=http://maisha.dksites/default/files/bestillingslister-og-fakturaskabelon.xls]dette excel-ark[/url], som indeholder div. bestillingslister samt en fakturaskabelon. Jeg vil stærkt anbefale dig at holde dig til regler a la disse. Jeg nævner lige her et par ting, som er af stor vigtighed, når man bestiller sammen med andre:

[b]Koordinering:[/b] Sørg for, at der er fuldstændig styr på hvem, der skal have hvad, og aftal, at når man først har sagt ja til at dele en kolli med en anden, kan man ikke bakke ud. Sørg også for, at alle beløb stemmer overens.

[b]Overførsler:[/b] Sørg for at have et ufravigeligt princip om, at der først bestilles varer, når alle har overført til dig eller til foreningens konto (husk: kun medlemmer af foreningen skal overføre til foreningens konto! Alle andre skal overføre til dig privat, så du kan føre pengene videre til foreningens konto). Det er ikke rart at stå med en regning, der ikke er dækning for, og folk kan altså glemme eller lave fejl. Derfor er det rart at have et princip om overførsler før bestillinger.

[b]Regnskab:[/b] Jeg kan ikke understrege nok, hvor vigtigt det er at have styr på regnskabet! Jeg er ikke regnskabsuddannet, så de råd jeg kan give er muligvis utilstrækkelige. Du kan kontakte Skat for at få tilsendt materiale om at starte virksomhed, som beskriver forskellige procedurer indenfor regnskabsføring. Jeg kan dog beskrive, hvordan du skal håndtere din bankkonto, arkivere dine bilag, udskrive fakturaer samt afregne moms.

[b]Bankkonto:[/b] Sørg for, at du i et regneark eller i hånden skriver al indgående og udgående aktivitet på kontoen ned – du skal vide præcis, hvor de enkelte betalinger er kommet fra og til, hvis foreningen har flere medlemmer, der indbetaler penge til kontoen. Du skal også holde styr på, hvad de enkelte har til gode ved at lave en oversigt over alle indbetalinger fra den enkelte samt hvor meget personen har købt for. Dette skal laves hver gang, I har købt ind – lad være med at lade det hobe sig op og blive uoverskueligt. Sørg gerne for, at der på kontoen hele tiden er et bufferbeløb – man kan ikke altid regne med, at en bestilling koster nøjagtig det, man regner med, da dagspriser hos fx Urtekram forandrer sig. Du kan ikke overtrække din konto hos Skandiabanken for at betale en regning uden dækning, og desuden er det dyrt at overtrække.

[b]Arkivering af bilag:[/b] Alle regninger skal arkiveres med et fortløbende nummer, som du giver dem og skriver på alle andre steder, hvor der henvises til denne regning. Hav gerne 2 mapper – 1 til indkøbsfakturaer og 1 anden til salgsfakturaer (dem, du selv skriver).

[b]NB om kreditnotaer:[/b] Af og til kommer en udsolgt vare til at figurere på en regning. Sørg da for at få en kreditnota. Hvis du har kredit, og derfor ikke behøver betale regningen kontant eller hurtigt via indbetalingskort, sørg så for at få kreditnotaen med det samme, så den kan trækkes fra regningen, når den betales – ellers skal den vente til næste bestilling samme sted, hvilket besværliggør regnskabsføringen en smule. En kreditnota skal sættes sammen med den regning, som den fratrækkes og have samme bilagsnummer.

[b]Faktura-skrivning:[/b] Jeg vil anbefale at lave bestillinger i et excel-ark og at bruge en fakturaskabelon i excel – så kan du kopiere ganske simpelt fra den ene til den anden. På ”Bestillingslister og fakturaskabelon” ser du eksempler på begge dele. Fakturaskabelonen indeholder de oplysninger, som efter loven kræves af en faktura – du skal bare kopiere fra bestillingslisten. De nederste felter fra bestillingslisterne, som indeholder oplysninger om fakturatotal, momsbeløb o.l. er MEGET vigtige at få med på en faktura! Fakturaer gives fortløbende numre, som nævnes alle steder, hvor salget er nævnt – ellers er det svært at finde frem til den, når man skal bruge den! De printes ud og opbevares i en mappe, separat fra indkøbsfakturaer.

[b]Momsafregning:[/b] Du skal sørge for at tilmelde dig momsafregning over nettet – gør det med det same, du modtager dit CVR-nr. Så får du også en mail, når det er på tide at afregne. Hvis du ikke afregner momsen indenfor tidsvinduet, skal du betale 800,- i bøde! Hvis din forening ligesom vores kører uden overskud, og du har været superomhyggelig med dit regnskab, så alt stemmer perfekt, vil du skulle lave en afregning, som bliver nul - altså så der ikke skal hverken betales moms eller refunderes moms. Du skal udfylde salgsmoms og købsmoms, og er disse to identiske, skulle du gerne få et nul-resultat nederst. Alle andre felter skal du udfylde med nul.

Maj 2006, Sisse Holmstrup

Revideret juli 2007 og februar 2009